Stanchi di stampare, firmare e scannerizzare dei documenti che hanno bisogno della vostra firma? Creare una firma elettronica e aggiungerla ai vostri documenti Word o PDF è facilissimo. E molti programmi incorporano delle funzioni di firma digitale che aggiungono un livello extra di comodità e sicurezza.
Innanzitutto, chiariamo una cosa: le firme elettroniche e digitali, per quanto sembrino la stessa cosa, non lo so. Una firma elettronica è semplicemente un’immagine della vostra firma aggiunta a un documento, mentre una firma digitale è un dato cifrato che prova che quel documento proviene da voi. In alcuni casi una semplice firma elettronica andrà benissimo; ma per documenti più importanti è altamente raccomandato utilizzare una firma digitale.
Alcune delle app che state già usando – come ad esempio Word o Acrobat – possono inserire una firma gratuitamente. Ma se avete spesso bisogno di firmare dei documenti digitali oppure se state cercando un metodo un po’ più semplice, ci sono delle app per il vostro computer, tablet e smartphone che possono facilitarvi enormemente la vita.
Firmare dei documenti PDF e cartacei con il vostro telefono
Per gli utenti iPhone, uno dei modi più semplice per firmare un documento PDF è utilizzare gli strumenti inclusi nell’app Mail. Quando ricevete un allegato, cliccate per scaricarlo e poi cliccate di nuovo per aprirlo. Vedrete l’icona di un pennarello in alto a destra. Cliccateci sopra e vedrete degli strumenti apparire in basso. Seleziona il + per far apparire le opzioni di firma. Una volta finito di riempire il documento, selezionate “Fatto” e sarete in grado di inviarlo sia come nuovo messaggio che come risposta.
Un altro facile metodo per firmare un documento in PDF è di utilizzare l’app Adobe Sign & Fill (gratuita per iOS e Android) per i documenti cartacei, vi basta scattare una foto, aggiungere il testo richiesto, la vostra firma e salvare.
Se sul vostro iPhone ricevete un’e-mail con un allegato in PDF, cliccate sull’allegato per visualizzarlo, sulla toolbox nell’angolo in basso a destra per scorrere gli strumenti e aggiungere il testo e la vostra firma al documento. Quando usate l’app per la prima volta verrete invitati a creare una firma che potete salvare e utilizzare in futuro. Una volta aggiunti il testo e il messaggio, potete selezionare il pulsante condividi per inviare l’allegato o “Salva file” per salvare il file sul vostro iPhone. Quindi potete creare o rispondere a un’e-mail in Mail. Tenete premuto per far apparire il menu e premete la freccia di destra per rivelare un opzione all’”Aggiunti allegato”. Vedrete il vostro documento firmato all’interno della cartella. Premetelo e il file verrà allegato alla vostra e-mail.
Se avete un telefono Android, il processo è simile. Premete l’allegato per vederlo e verrà aperto in Adobe Fill & Sign (forse dovrete selezionarlo come app per aprire il documento. Vedrete gli strumenti per aggiungere del testo e la vostra firma. Premete in qualunque punto del documento per aggiungere del testo e premete l’icona della penna per aggiungere la vostra firma. Una volta finito, premete sull’icona condividi. Selezionate l’e-mail e l’app salverà il documento in maniera automatica e creerà un’e-mail con l’allegato. O, se volete risponde all’email con il documento firmato, potete selezionare “Salva in drive”. Quindi potete rispondere al messaggio e selezionare dal vostro Google Drive il file da allegare.
Creare la vostra firma elettronica
Se volete aggiungere la vostra firma a un documento Word o a un PDF, la prima cosa da fare è catturare un’immagine della vostra firma, immagine che verrà messa sul documento al posto della vostra firma vera e propria. Ci sono vari modi di ottenere la vostra firma:
- Scrivetela con inchiostro nero su un pezzo di carta bianco, quindi scannerizzatelo o fotografatelo. Scannerizzandolo otterrete una qualità migliore, ma se non avete uno scanner assicuratevi di fotografare il voglio in una zona ben illuminata, e che non cadano ombre di sorta sulla firma.
- Disegnatela con il vostro mouse utilizzando un programma di disegno – come Paint per Windows o Paintbrush per Mac. Sappiate tuttavia che ci potrebbero volere non pochi tentativi prima di ottenere un risultato soddisfacente – se state usando un trackpad, vi raccomandiamo di utilizzare una stylus.
- Scrivetela sul vostro smartphone o sul vostro tablet usando una qualunque app grafica o una per la cattura della firma, come ad esempio Draw Signature Pro ($2.49 su Google Play) o Autograph+ ($1.99 nell’App Store). Con la versione a pagamento di queste app avrete l’opzione di salvare la vostra firma su uno sfondo trasparente, il che vi faciliterà non poco le cose. Di nuovo, utilizzare una stylus vi aiuterà a far sì che la vostra firma assomigli veramente alla vostra firma. Per una stylus di base, provate la AmazonBasics Executive Stylus ($5.99). Ha una punta ben più spessa di quella di una penna, ma è più facile usarla per disegnare rispetto al vostro dito.
Una volta ottenuto il file grafico, dovrete salvarlo come file “.png”. Paint e Paintbrush vi fanno fare questa scelta quando scegliete “Salva come”. Il formato PNG vi permette di avere la vostra firma su un formato trasparente, così da non coprire le linee della firma o altre informazioni sottostanti. Ora avete una copia elettronica della vostra firma.
Aggiungere la vostra firma a un documento Word
Dal momento che la maggior parte dei documenti sono in Microsoft Word format, questo sembra un buon punto di partenza. Word supporta sia la firma elettronica che quella digitale, e quindi potete usare quella che meglio si confà ai vostri scopi – ma state attenti, questo è un modo costoso per firmare dei documenti in modo digitale.
Se state usando un documento che presenta una linea dedicata per la firma, allora firmare è semplicissimo: vi basta fare doppio click sulla linea della firma per far apparire una finestra di dialogo chiamata Firma. Qui potete aggiungere la versione stampata della vostra firma digitando il vostro nome, potete aggiungere una firma scritta a mano su un tablet e scrivere il vostro nome come al solito, oppure potete inserire un immagine della vostra firma: vi basta cliccare “Seleziona immagine”, trovare il file con la firma e poi cliccare “Seleziona”.
Le firme digitali con in Word sono un po’ più complicate: dovrete comprare un certificato digitale di terze parti per provare a chiunque stia leggendo il documento che tale documento proviene da voi – certificato che potrebbe costare diverse centinaia di dollari all’anno. Anche se potete creare la vostra firma digitale, sarete in grado di verificarne l’autenticità solo sul vostro computer, il che non è una buona opzione se dovete inviare dei documenti a qualcuno. Se avete bisogno di inviare un sacco di documenti provvisti di firma digitale, allora acquistare un certificato digitale potrebbe avere senso; altrimenti vi raccomandiamo di utilizzare una semplice firma elettronica o una delle app che troverete di seguito. Per utilizzare una firma digitale, cliccate sul pulsante Microsoft Office, quindi su “Prepara”, e infine su “Aggiungi firma digitale”. Quindi cliccate firma – e da lì verrete invitati a creare un’ID digitale.
Se state firmando un documento che non è stato preparato per il sistema di firma di Word, scoprirete che cliccando sulla linea della firma non accadrà nulla – ma va bene, perché, lo stesso, siete sempre in grado di inserire la vostra firma. Vi basta posizionare il cursore nel punto in cui volete aggiungere la vostra firma e scegliere “Inserire” e quindi “Immagine”. Selezionate il file che contiene la vostra firma e la vedrete apparire sul vostro documento. Non vi preoccupate se l’immagine ha incasinato la formattazione del documento – adesso la sistemiamo.
Cliccate sulla vostra firma e trascinate gli angoli per ridimensionarla fino a quando non ha l’aspetto giusto. Quindi selezionate “Layout di pagina”, “Testo a capo” e quindi “Dietro il testo”. Ora potete usare le frecce sulla tastiera per sistemare il posizionamento della vostra firma. Quando avete finito, usate “Salva come” per salvare come PDF il documento firmato.
Aggiungere la vostra firma a un documento PDF
Firmare un PDF è ancora più facile! Con ogni probabilità già state usando Adobe’s Acrobat Reader DC (gratis sia per Mac che per Windows) per leggere i PDF, che offre un modo semplicissimo per firmare i documenti, non importa se siano stati configurati per accettare le firme elettroniche o no.
Non dovete far altro che aprire il vostro documento, cliccare su “Strumenti” e poi su “Riempi e firma”. Cliccate sul pulsante “Firma” (si trova nella barra degli strumenti) e verrete invitati a digitare, disegnare o utilizzare un’immagine della vostra firma. Quando avete finito, cliccate su “Applica” e trascinate la firma dove volete posizionarla – se ne avete bisogno, potete ridimensionare la firma utilizzando le opzioni nella barra degli strumenti. Acrobat salver la firma per permettervi di utilizzarla in futuro.
Per gli utenti Mac, c’è un’altra opzione: il visualizzatore di PDF di default vi lascia inserire le firme con una facilità estrema. Vi basta aprire il documento, cliccare sull’icona della barra degli strumenti nella barra del menu e quindi cliccare sull’icona della firma. Potete catturare la vostra firma usando il trackpad o firmando un foglio di carta e usando poi la fotocamera del Mac. Selezionate il metodo che avete scelto e trascinate la vostra firma nel posto giusto. Se dovete ridimensionarla, non dovete far altro che trascinare gli angoli del box della firma.
Firmare un documento con un app
Se le soluzioni di cui sopra non vanno bene per voi, oppure se volete firmare un documento utilizzando il vostro smartphone o tablet, ad aiutarvi troverete diverse app progettate per firmare i documenti. Tutte le app elencate di seguito utilizzano una cifratura degna di una banca, fornendo delle firme autenticate e legalmente valide. Se vi serve una firma autenticata, allora date un’occhiata a questa lista – le opzioni sono economiche, sia che dobbiate firmare un unico documento al mese oppure svariate dozzine.
SignNow
Sebbene sia pensato più che altro per le attività, SignNow non è una cattiva scelta per uso personale. Infatti, è l’opzione più economica per chiunque debba firmare più di tre documenti al mese. SignNow funzionava sul web o sul vostro smartphone o tablet, con app per iPhone, iPad e Android, facilitando l’intero processo a prescindere da dove vi troviate.
Firmare dei documenti è facile: potete caricare dall’email, dalla fotocamera, dai servizi di cloud (OneDrive, Google Drive e Box), o dal vostro computer. Firmate usando il dito sugli smartphone e tablet, quindi inviate il vostro documento firmato a chiunque tramite e-mail. Le app sono disponibili sia per iOS che per Android.
Prezzo: $8 al mese per utente, se pagate annualmente ($96 all’anno)
HelloSign
Se avete bisogno di firmare solo una manciata di documenti ogni mese, per più dei tre offerti da SignEasy, allora date un’occhiata a HelloSign – disponibile per iOS, e Android. Così come SignNow, importare i documenti è semplicissimo: potete trascinarli direttamente dall’email e, per gli iPhone, da Dropbox. Potete anche scattare una foto ai documenti cartacei. Non importa quale sia la fonte, potete modificare o annotare i documenti dall’app, firmarli con il dito e salvarli, condividerli o inviarli tramite e-mail.
La cosa positiva e negativa di HelloSign è il prezzo. Se non avete bisogno di firmare molti documenti, è gratis – fino a tre firme al mese. Ma se avete bisogno di più firme, allora dovrete pagare $13 dollari al mese – più di SignNow.
Prezzo: gratis fino a tre firme al mese, $13 al mese per firme illimitate se pagate annualmente ($156/anno)
Leggi di più:
Miglior programma per Modificare PDF
Come Convertire un File PDF in un Documento di Testo Modificabile